Controllo fatture PA

Finalmente dopo molti sforzi sei riuscito a vincere un bando di un ente statale, hai eseguito tutti i lavori stabiliti nel contratto e hai inviato la fatturaPA elettronica tramite il software ad essa dedicata. Ma proprio quando tutto sembrava andare bene ti sei ritrovato un codice di errore che non riesci a comprendere? Non ti preoccupare.

In questa guida ti spiego come puoi controllare che la fatturaPA che hai inviato sia correttamente stata ricevuta, come funziona l’accettazione delle tue fatture, dunque ti elenco i più comuni codici di errore che ti possono capitare e come fare per risolverli. Ecco qui tutto quello che devi sapere.

Cos’è il controllo

A partire dal 2008, la normativa italiana ha sancito che la fatturazione verso la Pubblica Amministrazione avvenga in formato elettronico, non sono quindi ammesse fatture cartacee, ma solo online. La fattura elettronica verso la pubblica amministrazione prende il preciso nome di “fatturaPA” ed é l’unica accettata dagli enti statali.

Come funziona

La FatturaPA è una fattura elettronica che le imprese e i liberi professionisti possono emettere verso gli enti statali. Per emettere questa fattura, le imprese devono obbligatoriamente avvalersi del cosiddetto Sistema Di Interscambio (SDI), il sistema informatico gestito dall’Agenzia delle Entrate. Questo software ha il compito di:

  • Ricevere le fatture;
  • Controllare i file XML (eXtensible Markup Language) ricevuti, il codice univoco individuante la PA a cui é indirizzata (consulta anche i codici di tutti gli enti statali), la firma digitale del soggetto emittente e quindi l’eventuale presenza di errori formali;
  • Inviare le fatture ricevute agli enti destinatari.

Attenzione

Il programma dell’Agenzia delle Entrate si occupa solo di ricevere le fatture, controllarle e inviarle alla PA, ma non offre alcun servizio di conservazione delle stesse, per cui l’impresa emittente ha l’obbligo di archiviarle nella propria contabilità.

Quali sono gli attori coinvolti

I soggetti coinvolti nel SDI:

  • L’impresa o il libero professionista tenuto ad emettere la fattura verso la PA;
  • Le Pubbliche Amministrazioni;
  • Gli intermediari. Le imprese, facoltativamente, possono incaricare dei professionisti (banche, commercialisti, consulenti, ecc) alla creazione e invio delle fatture PA. Anche le stesse pubbliche amministrazioni possono avvalersi degli intermediari per la gestione del flusso di fatture e la conservazione.

Come avviene accettazione

Dopo che il SDI riceve la fatturaPA, la pubblica amministrazione destinataria può accettarlo in modo:

  • Esplicito, con una “notifica di esito” positivo. Quindi con una specifica dichiarazione di accettazione della fattura;
  • Implicito, quando la PA non risponde entro 15 giorni e in questo caso il SDI emette la “Notifica di decorrenza termini” che indica appunto che la fattura é stata comunque accettata.

Fasi e codici errore

Prima di inoltrare la fattura alla PA destinataria, il SDI controlla i dati formali della stessa e, in presenza di errori, li segnala con appositi codici. Sapere cosa significa ogni codice é molto importante per individuare la soluzione. Ecco il significato dei codici che emette il SDI in presenza di errore.

Codice 00001

  • Cosa significa: hai inserito un nome del file non valido.
  • Soluzione: forse hai rinominato il file XML della fattura prodotta dal software. per esempio hai introdotto caratteri speciali non riconosciuti dal sistema (apostrofo, & commerciale, ecc.). Rileggi la pagina Emettere la FatturaPA, qui trovi tutte le regole per la fatturazione.

Codice 00200

  • Cosa significa: il formato del file che intendi inviare é sbagliato. E’ l’errore più comune.
  • Soluzione: Devi correggere il formato del file, che deve essere XML. Rileggi la pagina Emettere la FatturaPA, qui trovi tutte le regole per la fatturazione.

Codice 00102

  • Cosa significa: Il file che hai inviato non é integro (non validità della firma).
  • Soluzione: é un errore tipico quando si modifica il file dopo l’apposizione della firma (che quindi viene invalidata, perchè dopo la firma il file non deve più subire modifiche), oppure quando è stato inviato un file diverso da quello su cui è stata apposta la firma. Occorre quindi controllare di aver inviato il file corretto.

Codice 00100

  • Cosa significa: il certificato di firma é “scaduto”, “revocato” o “non valido”.
  • Soluzione: contatta il fornitore della firma digitale e chiedi assistenza per verificarne la validità.

Codice 00305

  • Cosa significa: hai compilato in maniera errata il campo dell’IdFiscaleIVA.
  • Soluzione: nel campo devi inserire il tuo numero di partita IVA completo (non solo il numero, ma tutto il codice, che inizia con IT).

Codice 00311

  • Cosa significa: hai sbagliato il codice univoco identificativo della PA destinataria.
  • Soluzione: verifica il codice univoco alla pagina Codici di tutti gli enti statali.

Codice 00002

  • Cosa significa: il nome del file inviato é doppio
  • Soluzione: devi rinominare il file, perchè é probabile che in passato tu abbia inviato un file con lo stesso nome.

Codice 00404

  • Cosa significa: la fattura che hai inviato duplicata
  • Soluzione: hai già inviato la stessa fattura alla PA. Se hai necessità di inviare alla PA la stessa fattura, chiama il numero verde ministeriale di assistenza al numero 800.299.940.

Codice 00400

  • Cosa significa: hai compilato in modo sbagliato la riga di dettaglio con aliquota IVA pari a zero.
  • Soluzione: alla voce Codice Iva di una aliquota pari a 0 (zero) hai selezionato un tipo di IVA discorde, devi inserire il campo Natura.

Codice EC02

  • Cosa significa: notifica di esito negativa.
  • Soluzione: per conoscere i dettagli dell’errore recarsi nel messaggio ricevuto e aprire il il file xml: nel campo “descrizione” é specificato l’errore.