Fattura proforma

Vuoi comunicare al tuo cliente l’importo che ti deve pagare per il servizio che gli hai fornito? Non vuoi creare una nuova fattura al fine di essere costretto a conteggiare l’IVA dovuta anche se non hai ricevuto il tuo compenso? Nessun problema, la soluzione è inviare al tuo cliente una fattura proforma.

In questa guida ti spiego come funziona la fattura proforma, qual è il suo valore fiscale, quando può essere emessa e quando, come numerarla per tenerne traccia nella tua contabilità e, infine, ti offro dei modelli fac simile di fatture proforma compilabili che puoi utilizzare da subito. Ecco cosa devi sapere.

Cos’é

La fattura proforma è un documento, privo di alcuna competenza fiscale, che viene usato allo scopo di informare il cliente riguardo all’importo di cui egli é debitore. Solo dopo aver incassato il pagamento, il venditore conclude l’operazione emettendo la classica fattura con valore fiscale.

Come funziona: la normativa

Non ci sono riferimenti normativi per la fattura proforma, essa infatti é un documento del tutto eventuale che si può utilizzare o meno. Se usato, non ha alcun valore fiscale e non produce alcun obbligo né per il venditore né per il compratore.

Sebbene la fattura proforma non abbia nessun valore fiscale, é di grande comodità in quanto costituisce una sorta di nota spese notificata all’acquirente e in cui vengono riepilogati tutti gli importi dovuti. In pratica, si emette prima la fattura proforma e solo dopo l’incasso del compenso si redige la fattura classica.

Questo rappresenta un grande vantaggio per il venditore: evita il pagamento dell’IVA prima di aver effettivamente incassato il denaro. La fattura classica infatti, viene emessa solo a pagamento avvenuto: é solo allora che la fattura va annotata nel registro delle fatture e quindi si conteggia l’IVA da versare al fisco.

Esempio

La fattura proforma si può emettere solo per le prestazioni di servizi, quando non c’è un bene da consegnare ma un servizio reso. Di conseguenza la fattura proforma é molto usata da prestatori di servizi e professionisti come avvocati, commercialisti, traduttori, ingegneri, architetti, ecc. Nel caso dei beni infatti, la fattura va emessa al momento della consegna e non del pagamento.

Emissione

Ai fini IVA, il momento di concretizzazione dell’operazione é diverso a seconda che si tratti di vendita di beni o di prestazione di servizi:

  • Nella vendita di beni, il momento di concretizzazione dell’operazione é quello della consegna. E’ in tale momento che va emessa la fattura (momento impositivo per la vendita di beni);
  • Nella prestazione di servizi, il momento di concretizzazione dell’operazione é quello del pagamento (momento impositivo per la resa di servizi).

La fattura proforma quindi, può essere emessa solo dai professionisti e dalle imprese che forniscono servizi, mentre non é ammissibile per le imprese commerciali che vendono beni: per queste ultime il momento impositivo (in cui emettere fattura) si configura alla consegna del bene e non al pagamento (art. 6 3° comma D.P.R n.ro 633/1972).

Numerazione

La fattura proforma non ha alcun obbligo per quanto riguarda i dati da inserire, la redazione e i suoi contenuti. E’ un documento eventuale che il professionista può decidere di utilizzare o meno e serve solo a riepilogare il costo che il cliente deve pagare.

Tuttavia, di solito, ha la stessa forma e impaginazione della classica fattura, ma ovviamente viene intitolata “fattura proforma” affinché il cliente capisca che non si tratta della fattura finale. Non avendo alcun valore fiscale, può perfino essere stralciata dopo aver ricevuto il pagamento e aver emesso la fattura effettiva.

Come si numera

Non c’è obbligo di numerare la fattura proforma. Il numero non é quindi obbligatorio ma, se viene inserito, bisogna poi ricordarsi che al momento dell’emissione della fattura finale, quest’ultima va fatturata secondo le fatture già emesse. E’ quindi consigliabile avere una numerazione per le fatture proforma e una a parte per le fatture finali. Oppure, meglio ancora, evitare di numerare le fatture proforma, per semplificarsi la vita.

Esempio

Hai reso una consulenza legale a un cliente e hai emesso fattura proforma n.10. Al momento del pagamento devi emettere la fattura finale: per il numero di questa devi andare a vedere il numero della tua ultima fattura finale (e non di quelle proforma). Se l’ultima fattura finale é numerata 50, allora la prossima dovrà essere 51.

Fac simile modello

Non c’è nessun obbligo formale e di impaginazione per la fattura proforma, anche se chiaramente é bene che contenga gli elementi essenziali, come i dati delle controparti e gli importi da pagare.

Ovviamente é necessario che il documento sia palesemente riconosciuto come fattura proforma, é quindi bene inserire la dicitura “fattura proforma” a intestazione, mentre alla fine la dicitura che specifica che il documento fiscale finale ed effettivo sarà emesso successivamente al momento del pagamento.

Fattura proforma Word

Scarica subito il modello fac simile di esempio compilabile Word della fattura proforma da usare con i tuoi clienti

Fattura proforma Excel

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Fattura proforma PDF

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