Fatture in inglese

Dopo mesi di duro lavoro sei finalmente riuscito a guadagnarti il tuo primo cliente internazionale: una azienda che opera a Londra. Hai svolto un buon lavoro, il cliente è molto soddisfatto ma nascono i primi problemi: il pagamento della fattura non arriva e il tuo contabile non sa come gestirla perché non parla bene l’inglese.

In questa guida ti spiego come emettere fatture in inglese, come devono essere registrate, ti fornisco dei documenti fac simile da utilizzare con i tuoi clienti (anche nella versione pro-forma), ti fornisco un modello di esempio di sollecito nel caso tu non sia stato ancora pagato, dunque ti spiego come ottenere un anticipo dalla banca.

Anticipo

Sempre più imprenditori hanno la necessità di ottenere degli anticipi sulle fatture, perchè troppo spesso i pagamenti per la vendita di merci non avvengono subito ma a uno, due, tre mesi data fattura. Molte banche offrono uno specifico servizio a liberi professionisti e imprese: l’anticipo su fatture, che sostanzialmente é analogo a un fido.

Grazie a questo servizio un’azienda che possiede delle fatture che non gli sono ancora state pagate, può consegnarle in banca e quest’ultima anticipa l’importo: per esempio, su 10.000 euro di fatture vengono anticipati 8.000 euro (di solito la percentuale anticipata dalle banche si aggira attorno al 75-80%).

L’anticipo si può fare anche sulle fatture inglesi, non solo su quelle italiane. La banca può anticipare l’importo della fattura in euro oppure in valuta estera (sterlina, dollaro, franco svizzero, yen, yuan, ecc.) in base alle proprie esigenze.

Attenzione

L’impresa esportatrice deve istruire dettagliatamente l’importatore affinchè saldi la fattura alla banca. Con l’anticipo su fatture infatti, l’impresa cede il credito alla banca, quindi il debitore deve pagare le fatture a quest’ultima.

Emissione

Se hai dei clienti inglesi, é appropriato che invii loro una fattura che siano in grado di comprendere. La procedura per emettere delle fatture in inglese é analoga a quella italiana, non ci sono delle sostanziali differenze. La fattura in inglese deve contenere i seguenti elementi specifici:

  • Titolo fattura, che in inglese si dice “invoice”;
  • Dati della tua impresa e quelli del tuo cliente e quindi i numeri di partita IVA (inglese si dice VAT number);
  • Numero di fattura (invoice number) che ovviamente deve essere univoco (non ci possono essere due fatture con lo stesso numero);
  • Data della fattura;
  • Data e termini di pagamento (terms of payment and due date);
  • Descrizione della merce, quantità e prezzo per singolo pezzo;
  • Importo netto, IVA (che in inglese si dice VAT) e importo totale da pagare.

Registrazione ed esempi

Tutte le fatture straniere, in inglese o in altra lingua estera, che ricevi da qualsiasi venditore della Comunità Europea si considerano “acquisti intracomunitari” e l’IVA non devi pagarla al tuo fornitore (che infatti non la inserisce in fattura), ma devi pagarla tu al fisco italiano. Dovrai quindi “integrare” la fattura con l’IVA dovuta al fisco italiano.

Scritture contabili per fattura intracomunitaria

Se hai ricevuto la fattura da un fornitore intracomunitario devi:

  1. Integrare la fattura ricevuta con: il numero di fattura; gli importi convertiti in euro, l’imposta vigente in Italia per quella specifica merce (se quella merce in italia é esente devi richiamare in calce la specifica legge di esenzione);
  2. Annotarla nel “registro delle fatture emesse” entro il mese di ricevimento;
  3. Annotarla nel “registro degli Acquisti”, sempre entro il mese di ricevimento;

Esempio

Hai ricevuto una fattura intracomunitaria di importo pari a 5.000 euro. Devi registrare l’acquisto e l’IVA devi versarla in Italia (l’IVA sarà poi detraibile in base alle classiche regole italiane):

  • DA Merci c/acquisti 5.000
  • DA IVA su Acquisti 1.100
  • A Debiti vs/fornitori 6.100

 

La somma é stata registrata come acquisto, ma attenzione: l’importo dovuto al fornitore non é di 6.100 euro, ma di 5.000 (più avanti verrà stornato).

Ora bisogna registrare la fattura nel registro delle vendite, quindi occorre usare un “conto transitorio” che può essere denominato “Cliente Comunitario”:

  • DA Cliente comunitario 5.000
  • DA IVA su Vendite 1.100
  • A Cliente Comunitario 6.100

 

Il conto transitorio “Cliente Comunitarie” rimane quindi ancora aperto per 1.100 in DARE, basta fare un piccolo giroconto e stornare quindi anche i 1.100 euro in più che c’erano sul conto Debiti vs/Fornitori:

  • DA Debiti vs/Fornitori 1.100
  • A Cliente Comunitrario 1.100

 

A questo punto il conto Cliente Comunitario é chiuso, il conto Debiti vs/Fornitori accoglie giustamente solo 5.000 euro e allo stesso tempo é stata segnata l’IVA da versare e l’IVA da detrarre.

Fac simile modello

Per la fattura commerciale ti consiglio di usare un programma online: si tratta di Debitoor. Non devi scaricare nulla sul tuo pc, é un programma che funziona semplicemente tramite browser. E’ molto semplice da usare e ti permette anche di creare fatture in altre valute e in altre lingue.

All’interno di Debitoor è presente una procedura guidata per la creazione della tua fattura in inglese: dalla scelta del modello fino alla compilazione dei vari campi. Debitoor é a pagamento ma puoi usarlo gratis per 7 giorni.

Per quanto riguarda la fattura pro-forma:

Fattura pro-forma

Scarica subito il modello fac simile Word della fattura pro-forma in lingua inglese.

Inoltre, la maggior parte delle aziende di spedizione che effettuano anche viaggi all’estero, dispongono di fatture proforma e fatture commerciali scaricabili e compilabili:

Sollecito pagamento

Purtroppo non sempre i clienti rispettano i termini di pagamento contrattuali, per una serie di motivi. In questo caso puoi inviare un’email o una lettera di sollecito per ricordargli le scadenze e incalzare il pagamento. La lettera di sollecito deve contenere i riferimenti alla fattura non pagata e scaduta.

Se si tratta del primo sollecito, occorre mantenere un tono bonario nella lettera, con cui appunto sarà sufficiente ricordare le scadenze. Se il debitore continua a non pagare, può essere opportuno inviare un secondo, più deciso sollecito.

Download

Scarica subito un modello fac simile Word per il sollecito di pagamento in lingua inglese.