Indennità di trasferta

La tua azienda ha ottenuto un importante appalto all’estero e devi mandare un tuo dipendente a lavorare fuori sede per qualche giorno? Il tuo datore di lavoro ha bisogno che per qualche settimana tu lavori una ventina di chilometri fuori sede? In entrambi i casi questo è possibile tramite la trasferta di lavoro.

In questa guida ti spiego come funziona la trasferta di lavoro, quali sono le differenze tra quella fatta in Italia (nel comune di lavoro o fuori da esso) e quella fatta all’estero, come viene calcolata la busta paga del dipendente in trasferta, qual è la tassazione del reddito aggiuntivo del dipendente e quali sono i moduli da utilizzare.

Cos’è e come funziona

La trasferta di lavoro (detta anche missione) é lo spostamento provvisorio del dipendente presso un luogo di lavoro diverso da quello abituale, motivato da esigenze aziendali transitorie. La trasferta è disciplinata nei rispettivi CCNL di riferimento (CCNL commercio, metalmeccanici, ecc.).

Al dipendente che si sposta viene riconosciuta un’indennità di trasferta, detta anche diaria. Si tratta di un compenso economico alternativo al rimborso spese o in aggiunta ad esso e il cui importo di solito è stabilito dal CCNL di riferimento. L’indennità della trasferta di lavoro può essere determinata:

  • In misura fissa;
  • In percentuale della retribuzione giornaliera.

Busta paga

Quando si tratta di trasferte all’interno dello stesso Comune le spese sono a carico del dipendente, tranne quelle relative ai mezzi pubblici, che vengono rimborsate dall’azienda. Per quanto riguarda le trasferte fuori dal Comune (ad almeno 10 Km dalla sede abituale di lavoro), il rimborso può essere calcolato in tre modi:

  • Analitico (detto anche “a piè di lista”). In questo caso il dipendente elenca ogni singola spesa in un Excel o all’interno di un documento fornito dall’azienda stessa (chiamato “nota spese”). Ovviamente ogni spesa elencata deve essere relativa alla trasferta ed effettuata nell’arco temporale della trasferta;
  • Forfettario. In questo caso il dipendente non elenca alcuna spesa, semplicemente gli è riconosciuto un importo di rimborso fisso, indipendentemente dalle spese effettuate dal dipendente. In questo caso le spese non devono essere documentate;
  • Misto. In questo caso vengono rimborsate le spese di vitto e alloggio, mentre il rimborso fisso viene ridotto, a seconda dei casi, di uno o due terzi.

Come viene pagata

L’indennità di trasferta, a piè di lista, forfettaria o mista viene accreditata in busta paga, solitamente il mese successivo alla trasferta stessa. Il rimborso è quindi successivo alla spesa effettuata e in caso di rimborso a più di lista o misto, il dipendente deve conservare tutte le fatture, scontrini e ricevute delle spese effettuate.

Trasferta in Italia

Le spese di trasferta nel territorio italiano che vengono rimborsate sono quelle relative allo stesso Comune della sede abituale (o entro 10 km) e quelle relative oltre al Comune della sede abituale (oltre 10 km). In entrambi i casi sono rimborsabili le spese di viaggio, trasporto, vitto e alloggio.

Le spese devono essere comprovate da un documento (fattura, ricevuta o scontrino). Alcune devono essere intestate (per esempio le spese di albergo), per altre invece basta solo lo scontrino (ad esempio le spese per il ristorante le consumazioni varie).

Indennità chilometrica

Se il dipendente usa una sua autovettura per la trasferta, ha diritto anche a una indennità chilometrica. Essa è composta da costi:

  • Proporzionali al chilometraggio (ad esempio il costo della benzina);
  • Non proporzionali al chilometraggio (ad esempio le spese di manutenzione, assicurazione e il bollo auto).

Trasferta all’estero

Per esigenze aziendali, il dipendente può essere inviato in trasferta anche all’estero. Ovviamente, anche in questo caso, l’azienda si fa carico di tutte le spese: viaggio, trasporti, vitto, alloggio. Le spese devono essere comprovate dagli appositi documenti.

Nuovamente, anche in questo caso, l’azienda può riconoscere un rimborso fisso (forfettario), oppure a piè di lista (analitoco) o ancora misto. L’importo può essere anticipato dall’azienda oppure essere rimborsato con la successiva busta paga.

Tassazione

Il trattamento fiscale delle spese di trasferta dipende da tre fattori principali:

  • Il luogo di trasferta;
  • Il tipo di rimborso (analitico, forfettario o misto);
  • L’importo erogato a titolo di trasferta.

Se la trasferta è all’interno dello stesso Comune della sede di lavoro abituale (o entro 10 km), le spese che vengono rimborsate in busta paga rappresentano reddito imponibile su cui devi pagare le tasse. Qualunque sia la modalità di rimborso (analitico, forfettario o misto) l’importo viene quindi assoggettato a IRPEF.

Rimborso analitico

Se la trasferta è in Italia (oltre 10 Km dalla sede abituale di lavoro) o all’estero, l’importo rimborsato in busta paga non costituisce reddito, è quindi esente dall’applicazione IRPEF. Il rimborso non va assoggettato neanche a ritenuta d’acconto.

Se, oltre alle classiche spese di viaggio, trasporto, vitto e alloggio, nel rimborso sono comprese spese di trasferta dette “marginali” (quali ad esempio telefono, parcheggio, lavanderia, costi autostradali), esse non costituiscono reddito e sono esenti IRPEF solo entro questi limiti:

  • € 15,49 al giorno se la trasferta è in territorio italiano;
  • € 25,82 al giorno se la trasferta è in territorio estero.

Se le spese marginali superano gli importi qui sopra illustrati, allora la somma eccedente viene assoggettata ad IRPEF.

Esempio

Un dipendente spende in totale 400 euro per un viaggio all’estero. Di questi 400 euro, 370 sono di spese classiche (viaggio, trasporto, vitto e alloggio), mentre 30 euro sono rappresentate da spese telefoniche e pedaggi autostradali (spese marginali). L’importo pari a 370 + 25,82 euro è esente, mentre i restanti 4,28 euro sono assoggettati a IRPEF.

Rimborso forfettario

Sia nel caso di trasferta in Italia e all’estero, il rimborso forfettario (ossia quando al dipendente viene rimborsata una somma fissa indipendente dall’importo speso) è esente IRPEF entro i seguenti limiti:

  • € 46,48 al giorno per le trasferte in Italia;
  • € 77,46 al giorno per le trasferte all’estero.

Se l’azienda riconosce un rimborso eccedente questi limiti, l’eccedenza viene assoggettata ad IRPEF.

Esempio

L’azienda invia un dipendente in America e stabilisce un rimborso giornaliero pari a 100 euro. In questo caso 77,46 euro al giorno non vengono tassate, mentre i restanti 23,54 euro sono assoggettati a IRPEF.

Rimborso misto

In caso di rimborso misto, è esente entro questi limiti:

  • Se viene fornito vitto oppure alloggio € 30,99 per le trasferte in Italia e € 51,65 per le trasferte all’estero;
  • Se vengono forniti sia vitto che alloggio € 15,49 per le trasferte in Italia e € 25,82 per le trasferte all’estero.

Esempio

Il dipendente viene inviato in trasferta in Italia. Gli viene fornito solo l’alloggio e non il vitto. Gli viene inoltre rimborsato un importo pari a 40 euro al giorno. Di questi 40 euro che gli sono rimborsati in busta paga, 30,99 euro non sono assoggettati a IRPEF, mentre i restanti 9,01 euro sono assoggettati.

Obbligo

Il dipendente che viene inviato in trasferta non può rifiutarsi. La trasferta, essendo temporanea, non comporta significative modifiche della vita privata del dipendente.

A ragione di ciò, il rifiuto della trasferta è considerato un atto di insubordinazione che purtroppo legittima il licenziamento da parte del datore di lavoro (Pretura Milano sentenza del 30/03/1999; Tribunale Milano sentenza del 26/03/1994).

Moduli

L’azienda, in caso di rimborso analitico o misto, spesso fornisce al dipendente un modello nota spese da compilare. In questo modulo è possibile contrassegnare le spese sostenute e indicare gli importi. Ovviamente le spese devono essere documentate da ricevute/fatture/scontrini fiscali.

Nota spese

Scarica subito un modulo di Nota spese fac simile da far usare al tuo dipendente in trasferta.

Lettera di incarico

Scarica subito il modello fac simile di lettera di incarico con cui mandare un dipendente in trasferta.

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