Dalla sua entrata in vigore, la fatturazione elettronica ha generato un po’ di confusione tra gli addetti ai lavoratori, perché è chiaro che una novità cambia tutte le carte in regola e costringe gli operatori a informarsi e organizzarsi e non sempre le informazioni disponibili sono molto chiare.

In questa guida completa sulla fatturazione elettronica e il codice univoco ti spiego cos’è e come richiederlo, quali sono i vantaggi e come comunicarlo a fornitori e all’Agenzia delle Entrate. come funziona il sistema SDI ed infine come mai alcune volte c’è un codice univoco uguale per più aziende.

Cos’è

Entrata in vigore a partire dal 2019, la fattura elettronica è un sistema di rendicontazione che prevede l’uso dei mezzi informatici. Tutte le imprese che ricevono fatture dai fornitori devono dotarsi di un indirizzo dove ricevere le fatture elettroniche.

Se sei un imprenditore o un libero professionista pupi scegliere tra:

  • Pec;
  • Codice Univoco.

Sia la Pec che il codice univoco non sono altro che indirizzi da dare al tuo fornitore, affinché possa inviarti la fattura elettronica. Per quanto riguarda la Pec, è facile capire come possa essere un indirizzo: ricevi tutte le fatture elettroniche lì senza alcun problema.

Sembra invece più difficile il discorso del codice univoco, ma in realtà non lo è. Vediamo insieme come funziona il codice univoco per la fatturazione elettronica.

Per fatturazione elettronica

Il codice univoco è un indirizzo, un codice alfanumerico composto da sei o sette cifre. E’ l’indirizzo dove i tuoi fornitori ti inviano la fattura. Per esempio, un codice univoco può essere questo VF658YP. Quindi, nel momento in cui il tuo fornitore ti chiede l’indirizzo a cui inviare la e-fattura, tu devi fornirgli o una PEC o un codice univoco (come vedremo nei passi successivi ci sono alcuni vantaggi nella scelta del secondo).

Il codice univoco, essendo a tutti gli effetti un indirizzo, è chiamato anche Codice Destinatario. Grazie a questo codice il fornitore può inviarti la fattura tramite il sistema SDI (Sistema di Interscambio).

SDI

Il codice univoco è un codice alfanumerico di sei o sette cifre, unico per ogni partita IVA. Quindi se hai una partita IVA devi comunicare ai tuoi fornitori la tua PEC oppure il codice univoco affinché possano inviarti le fatture. Il codice univoco è come una PEC: in definitiva è il tuo indirizzo, unico e specifico.

Il codice univoco non puoi inventarlo tu: te lo comunica la società che gestisce la tua fatturazione elettronica. Per esempio, se usi un software di contabilità di Aruba allora è proprio Aruba a fornirtene uno, Se un software di Danea allora è proprio Danea a fornirtelo. Dunque, contatta il tuo fornitore del servizio di fatturazione elettronica e conservazione digitale e ti comunicherà subito il tuo codice univoco.

La maggior parte dei fornitori di sistemi di fatturazione online è accreditata al Sdi (Sistema di Interscambio), ossia un sistema informatico gestito dall’Agenzia delle Entrate. In parole semplici, quando un fornitore ti invia una fattura al tuo codice univoco, essendo il codice univoco collegato al Sdi, trasmette la fattura prima all’Agenzia delle Entrate e poi a te.

Agenzia Entrate

L’Agenzia delle Entrate riceve la fattura elettronica da chi la emette, quindi effettua tutti i controlli (se la partita IVA del destinatario esiste veramente, i dati anagrafici, ecc.) e se è tutto ok la invia al destinatario, ossia al codice univoco indicato dal destinatario. Quest’ultimo riceve la e-fattura direttamente nel software di contabilità.

Riassumendo, ecco il percorso delle e-fatture:

  1. Fornitore chiede al cliente il codice univoco;
  2. Fornitore emette fattura;
  3. Agenzia delle Entrate riceve fattura e la controlla;
  4. Agenzia delle Entrate la invia al destinatario, tramite codice univoco.

Vantaggi

Avere un codice univoco rispetto alla sola Pec ha un indubbio vantaggio: la fattura arriva direttamente sul tuo gestionale di fatture, mentre se ti arrivasse sulla Pec dovresti prima scaricarla e poi spostarla, con il rischio di dimenticarla, perderla o fare errori. Grazie al codice univoco arriva direttamente nel gestionale, che la contabilizza in automatico!

Come richiederlo

Come è composto. Il codice univoco è composto da sei o sette caratteri alfanumerici, che non hanno uno specifico criterio di assegnazione. E’ un semplice codice identificativo dell’azienda.

Come ottenerlo. Ottenere il codice univoco, detto anche codice destinatario, è molto semplice: devi solo chiederlo alla software house presso cui hai comprato il programma di contabilità, se ne hai uno. Se non hai un programma di contabilità, significa probabilmente che non emetti/ricevi molte fatture e quindi come indirizzo per ricevere le e-fatture puoi usare, al posto del codice univoco, la tua PEC (devi solo comunicarla al tuo fornitore che emette fattura).

La software house che ti fornisce il sistema di contabilità ti assegna anche un codice univoco: questo devi comunicarlo ai tuoi fornitori, in modo che lo salvino e non debbano chiedertelo ogni volta che devono farti una fattura.

Come comunicarlo

Una volta ottenuto il tuo codice univoco, devi semplicemente comunicarlo ai tuoi fornitori in modo che, quando devono emettere una fattura a tuo carico, possano procedere all’invio. Inoltre, un’altra operazione utile da fare è quella di memorizzare il tuo codice univoco anche nel cassetto fiscale dell’Agenzia delle Entrate.

Suggerimento

Se finora non hai mai usato il cassetto fiscale, chiedi aiuto al tuo commercialista, che ti spiegherà come ottenere le credenziali (password e username) e come accedere.

Se possiedi già le credenziali per accedere al tuo cassetto fiscale, ecco come registrare il codice univoco, in modo che, se un destinatario non avesse l tuo codice, indicando la tua partita IVA troverà il tuo riferimento e il sistema Sdi ti invierà tranquillamente la fattura.

Ecco come procedere:

  1. Loggati al tuo cassetto fiscale, tramite credenziali SPID oppure CNS oppure Fisconline/Entratel (puoi ottenere queste ultime presso un ufficio AdE oppure richiedendolo online). 
  2. Clicca su Registrazione dell’indirizzo su cui ricevere le tue fatture elettroniche. Qui potrai indicare il Codice destinatario oppure la tua PEC:

Uguale per più aziende

All’inizio di questa guida ti ho scritto che ogni azienda ha un suo codice univoco, un codice unico per ogni partita IVA. Ma te l’ho detto solo per farti meglio comprendere il concetto. In realtà, alcuni software di fatturazione elettronica danno lo stesso codice univoco uguale per due o più aziende.

E’ il caso per esempio del sistema di fatturazione Agyo dall’azienda TeamSystem. Tutti i clienti di Agyo hanno lo stesso codice univoco, che é M5UXCR1. Quindi se decidi di essere cliente Agyo, sia già che il tuo codice destinatario è M5UXCR1, uguale per tutti gli altri clienti come te.

Le e-fatture a te inviate dai tuoi fornitori quindi, passano prima per Agyo, che le gira all’Agenzia delle Entrate ed infine le gira a te, nel tuo applicativo gestionale, che si occupa in automatico di contabilizzarle.

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