Organigramma aziendale

L’organigramma aziendale è uno schema grafico che rappresenta in maniera chiara, precisa e specifica tutti i ruoli aziendali, le aree di pertinenza e quindi le relative responsabilità. È uno strumento molto importante non solo per tutti i dipendenti aziendali, che così hanno una visione chiara di ruoli e funzioni, ma anche per gli esterni che si interfacciano con i vari reparti.

In questa guida completa sull’organigramma aziendale ti spiego cos’è, te ne fornisco una definizione chiara e un esempio concreto, ti spiego come viene fatto, come redigerlo, a cosa serve, i vantaggi ed anche gli svantaggi di questo documento, infine ti fornisco un paio di fac simile da scaricare, compilare ed eventualmente stampare.

Cos’è e come viene fatto

L’organigramma aziendale è uno schema grafico in cui vengono indicate le mansioni di tutti i dipendenti e le loro mansioni, tutti suddivisi per aree e dove vi evince la distinzione tra dipendenti e manager, in modo tale da individuare i responsabili di ogni singola area. I dati contenuti nell’organigramma sono quindi:

  • Nome e cognome;
  • Mansione;
  • Area di competenza;
  • Suddivisione per team;
  • Ruoli di responsabilità e rapporti gerarchici.

Definizione

L’organigramma aziendale dunque, è uno strumento di fondamentale importanza in quanto permette di avere una fotografia chiara, attuale e reale delle mansioni svolte dai singoli dipendenti e dei responsabili di aree, micro aree e macro aree.

A tale scopo, è necessario che l’azienda aggiorni costantemente l’organigramma aziendale: nel momento in cui un dipendente cessa il lavoro, quando ne sopraggiunge uno nuovo. Un organigramma scorretto infatti, rischia di generare confusione tra mansioni, ruoli e responsabilità.

L’organigramma, essendo uno schema grafico, è organizzato tramite una suddivisione per aree, dove spiccano i responsabili e al di sotto dei quali si snocciolano le relative micro aree e relativi responsabili e dipendenti. La rappresentazione grafica dell’organigramma aziendale può essere di tipo:

  1. Piramidale, dove al vertice c’è il presidente dell’azienda e via via tutti i vari area manager con le relative sotto-aree e i nomi dei dipendenti sotto l loro responsabilità;
  2. A bandiera, che parte dalla sinistra con il presidente e si estende andando verso destra;
  3. Misto: inizia in modo piramidale e poi termina a bandiera;

Le aree aziendali possono chiamarsi, a seconda dei casi:

  • Direzioni;
  • Dipartimenti;
  • Uffici;
  • Reparti;
  • Officine;
  • Settori.

L’organigramma descrive la struttura dell’azienda, permette al management di avere una fotografia chiaria e rispondere a queste domande:

  1. In che modo è strutturata l’impresa?
  2. Chi è la persona responsabile?
  3. Chi sono i soggetti chiave?
  4. In che modo è distribuito l’organico?
  5. Quali sono i responsabili delle varie aree e chi sono i componenti del suo team di lavoro?

Un organigramma offre quindi un’idea generale ma dettagliata della situazione aziendale, evidenza aree scoperte o sovrapposte e quindi permette alle risorse umane di intervenire in maniera tempestiva. Non solo: lo schema è utile anche agli esterni che si trovano ad avere rapporti con l’azienda, favorisce infatti chiarezza e comprensibilità a collaboratori, clienti e fornitori.

Esistono vari software che consentono di creare un organigrammi aziendali: si può partire da prodotti come il Pacchetto Office, per creare l’organigramma grazie a Word, Excel o Powerpoint: basta inserire le singole forme, linee o frecce, assemblare il tutto e inserire i nomi dei dipendenti.

C’è poi Microsoft Visio, che è un programma più avanzato sotto il profilo grafico. E tanti altri programmi, dedicati appositamente alla gestione aziendale, come Cezanne o JOB/Risorse.

Sicurezza

L’azienda, oltre a redigere l’organigramma aziendale che individua ruoli, compiti e responsabilità, deve redigere anche un altro organigramma molto importante: l’organigramma aziendale della sicurezza. Questo organigramma deve individuare:

  • Datore di lavoro, responsabilità e compiti in materia di sicurezza;
  • Responsabili sicurezza esterni, responsabilità e compiti;
  • Medico competente esterno o interno, ruolo, compiti e obiettivi;
  • Squadra di sicurezza formata da un gruppo di dipendenti di ruolo, obiettivi e compiti. La squadra di sicurezza ha il compito di intervenire in caso di infortuni o malessere dei dipendenti e deve seguire un apposito corso di formazione.

Esempio

Creare un organigramma Word (.doc), Excel (.xls) oppure Powerpoint (.ppt) è molto semplice: basta aprire qualsiasi programma, per esempio Word e, nella barra di ricerca scrivere “Organigramma”; il sistema ti mostrerà tutti i modelli già predisposti, tu potrai scegliere quello che più ti aggrada e quindi compilarlo. ecco come fare, passo per passo.

1. Apri Microsoft Word e clicca su “Cerca modelli Online”:

2. Nella sezione “Cerca modelli Online” dove hai appena cliccato, scrivi “Organigramma”, clicca sulla lente di ingrandimento per far partire la ricerca e appariranno i modelli preimpostati disponibili. In questo caso ne abbiamo trovati (1) Excel e (2) Powerpoint:

3. Scegliamo per esempio quella in Excel e apriamola:

4. Ed ecco il foglio Powerpoint su cui cominciare a lavorare:

Modello editabile

Qui di seguito trovi un modello di organigramma già impostato: devi solo aggiungere i nomi delle persone ed eventualmente modificare lo schema in base alla struttura aziendale. Ecco il modello editabile, da compilare, in formato:

Modello organigramma formato Word

Scarica subito il modulo fac simile compilabile .doc dell’organigramma aziendale.

Per esigenze di spazio, nel redigere un organigramma, alcune caselle si trovano in alto e altre si trovano in basso. Questo non significa necessariamente che chi si trova nella parte alta sia più importante. Questo non è sempre vero, anche perché ci sono gli organigrammi a bandiera che iniziano dalla sinistra e si estendono a destra.

Difetti

L’organigramma è sicuramente un elemento chiave di un’azienda, ma presenta anche alcune piccole “pecche”. È una “fotografia” e dunque, come tutte le fotografie, rappresenta una situazione chiara, precisa e veritiera della situazione aziendale ma, si sa che soprattutto nelle grandi aziende il turn out dei dipendenti è molto vivace: dimissioni, nuove assunzioni avvengono quasi ogni mese, ecco perché non di rado succede che un organigramma di oggi non sia più valido fra un mese.

C’è poi l’elemento emotivo: la vista di un organigramma può creare disagio nel soggetto che si scopre ad un livello inferiore rispetto al contributo che riteneva di offrire. Questo avviene perché l’organigramma è anche uno schema secco, offre una visione rigida dell’organizzazione, delle divisioni interne e dei rapporti interpersonali che si creano.