La legge obbliga le aziende che hanno almeno 15 dipendenti ad assumere delle persone che hanno disabilità oppure che appartengono alle categorie protette. Questa percentuale si chiama quota di riserva.
In questa guida completa sul Prospetto Informativo Disabili, detto anche Denuncia Disabili, ti spiego cos’è, come procedere con l’invio online della comunicazione, qual è la scadenza da rispettare, cosa fare se la quota di riserva viene meno in corso d’anno e infine come effettuare fare il calcolo del part time per riponderarlo e conteggiarlo nella quota di riserva.
Cos’è
Il Prospetto Informativo Disabili, conosciuto anche come Denuncia Disabili, è un documento con cui l’azienda comunica al Centro per l’Impiego numero e tipo di contratto della forza lavoro disabile o appartenente alle categorie protette.
Attenzione
Sono tenute all’invio della denuncia, solo le aziende che hanno una forza lavoro di almeno 15 dipendenti.
Nello specifico, nella denuncia, l’azienda indica:
- Numero totale dei dipendenti;
- Numero di dipendenti disabili o appartenenti alle categorie protette e loro dati;
- Posti ancora scoperti, se ce ne sono.
Lo scopo della denuncia è proprio quello di fare una fotografia precisa delle persone disabili/categorie protette assunte e dei posti ancora disponibili. In questo modo, il Centro per l’Impiego ha un duplice ruolo:
- Aiuta l’azienda ad assolvere l’obbligo di assunzione di personale disabile o appartenente alle categorie protette. La legge infatti impone, alle imprese di certe dimensioni, di assumere personale appartenente a queste categorie, in una determinata percentuale rispetto alla forza lavoro totale;
- Mette in contatto i potenziali lavoratori con l’azienda, dunque funge da ufficio di collocamento per le persone di disabili o appartenenti alle categoria protette.
Attenzione
L’azienda può inviare il Prospetto solo ed esclusivamente in modo telematico, non è possibile compilazione su carta e consegna a mano o per posta.
Chi è obbligato
I soggetti obbligati all’invio della denuncia sono:
- Enti pubblici che hanno almeno 15 dipendenti;
- Aziende private che hanno almeno 15 dipendenti.
Scadenza
I soggetti tenuti alla dichiarazione, devono inviarla al Centro per l’Impiego entro il 31 gennaio, indicando i contratti attivi (con disabili/categorie protette) al 31 dicembre.
Esempio
Entro il 31 gennaio 2022 devi presentare la denuncia relativa alla situazione occupazionale registrata al 31 dicembre 2021.
La scadenza è dunque il 31 gennaio, scadenza valida anche se il 31 gennaio è sabato o festivo, a meno di ulteriori proroghe previste dal ministero.
Invio online
L’invio della denuncia è esclusivamente online attraverso il portale dei servizi del Ministero del Lavoro di concerto con le singole Regioni. Per accedere al servizio, l’azienda deve prima accreditarsi, sempre online attraverso questa pagina.
Una volta ottenute le credenziali, l’azienda può procedere a compilare e inviare il Prospetto attraverso la pagine messa a disposizione dalla propria Regione. A questo link trovi, nella sezione “Sistemi informatici regionali” trovi l’elenco delle Regioni su cui cliccare per accedere al servizio.
All’invio può procedere l’ente o l’azienda stessa oppure tramite il proprio commercialista/consulente del lavoro. Dopo l’invio, il sistema rilascia apposita ricevuta che prova l’assolvimento dell’obbligo.
Attenzione
Non bisogna inviare il prospetto tutti gli anni, ma solo quando, rispetto all’ultimo prospetto mandato, ci sono stati dei cambiamenti.
Esempio
Supponiamo che al 31 dicembre 2021 l’azienda abbia 3 dipendenti disabili e presenta denuncia disabili entro il 31 gennaio 2022. Non cambia nulla per due anni. Nel 2024 assumi una persona appartenente alle categorie protette, quindi ci sono in tutti 3 persone disabili e una appartenente alle categorie protette. Essendo intervenuto un cambiamento, devi presentare denuncia entro il 31 gennaio 2025. Per gli anni 2023, 2024 non devi fare nulla, essendo la situazione la stessa che avevi al 31 dicembre 2021.
In corso d’anno
Come detto nei passi precedenti, l’azienda deve inviare il prospetto una sola volta all’anno e solo se nel corso dell’anno precedente sono intervenuti cambiamenti sulle assunzioni di dipendenti disabili o appartenenti alle categorie protette.
Altrimenti rimane valido l’ultimo inviato, a prescindere che sia dell’anno precedente o di più anni addietro: se non ci sono stati cambiamenti rispetto all’ultima denuncia, allora rimane valida quella.
Quota di riserva scoperta
Le aziende che hanno almeno 15 dipendenti, hanno l’obbligo di assumere un tot di persone disabili o appartenenti alle categorie protette. Tale percentuale si chiama quota di riserva.
Nell’anno in cui l’azienda registra cambiamenti che incidono sulla quota di riserva (per esempio si dimette un lavoratore appartenente a una categoria protetta), entro 60 giorni dalla scopertura deve mandare al Centro per l’Impiego di zona una domanda di assunzione, in modo da ripristinare la quota di riserva (art. 9, co.1 del D. Lgs. n. 68/1999).
Attenzione
Al Centro per l’Impiego deve inviare una domanda di assunzione, ma per quanto riguarda il Prospetto Informativo non deve far nulla subito. Semplicemente deve inviarlo come al solito entro 31 gennaio dell’anno successivo.
Aziende che hanno operato compensazioni territoriali
Come detto finora, le aziende hanno l’obbligo di inviare la denuncia disabili solo se avvengono cambiamenti che incidono sulla quota di riserva. Ma c’è un’eccezione, ossia un caso in cui devono inviarla anche se non c’è stato alcun cambiamento occupazionale a livello della quota di riserva. Ecco quale caso.
Se l’azienda fa parte di un gruppo di imprese e in corso d’anno ha effettuato compensazioni territoriali, pur non avendo generato modifiche della quota di riserva dunque, entro il 31 gennaio successivo deve comunque presentare denuncia.
Calcolo part time
L’azienda deve rispettare la quota di riserva. Supponendo che, in base al numero di occupati, debba raggiungere un numero di assunti disabili/categoria protetta pari a 5 dipendenti.
Tali 5 dipendenti devono essere full time, quindi se l’azienda ha dei part time, ai fini della quota di riserva quel part time non vale come 1 dipendente, ma come mezzo o 3/4 a seconda delle ore del part time. Dunque, per capire a che punto è della quota di riserva, deve riponderare il valore dei dipendenti part time.
Valore riponderato
Per calcolare il valore riponderato dei dipendenti part time, bisogna calcolare il n. ore lavorative dei dipendenti part time diviso il n. ore lavorative previste dal CCNL in uso. La formula quindi è la seguente:
A/B
dove A è uguale alla somma delle ore lavorative dei dipendenti part time e B è il n. di ore lavorative previste da CCNL.
Esempio
L’azienda, in base alle sue dimensioni, dovrebbe avere una quota di riserva pari a 2 persone.
Ha 5 dipendenti part time, ma non è detto che raggiunga la quota (pari a 2), perché appunto queste persone sono tutte in part time, di cui:
- 3 dipendenti a 20 ore a settimana;
- 2 dipendenti a 25 ore a settimana.
Il CCNL prevede 40 ore a settimana.
Calcoliamo dunque il valore riponderato dei dipendenti part time, per capire se è rispettata la quota di riserva:
(20 + 20 + 20 + 25 + 25) / 40 = 2,75
Significa che l’azienda ha alle proprie dipendente 2,75 lavoratori (o meglio, come se avesse 2,75 lavoratori full time). La quota di riserva è rispettata, essendo 2,75 maggiore di 2.
Lo stesso calcolo si applica ai lavoratori con contratto intermittente:
A/B
Dove:
- A sono le ore effettivamente lavorate nell’ultimo semestre (per le denunce al 31/12 bisogna considerare le ore lavorate dal 1 luglio allo stesso 31 dicembre);
- B sono le ore lavorative previste dal CCNL in uso, sempre in base all’ultimo semestre.