Registrazione fatture

Se sei una ditta individuale, una società o un libero professionista, la legge ti obbliga a tenere il registro delle fatture di acquisto: è quindi molto importante rispettare i termini di annotazione delle fatture su tale registro, oltre chiaramente alle modalità indicate dalla legge.

In questa guida completa sulla registrazione fatture ti spiego come registrare le fatture di acquisto, italiane, UE e extra UE, dunque cosa si intende per autofattura, come registrare le fatture da ricevere, le differite e le immediate, nonché le fatture di vendita ossia quelle emesse da te.

Acquisto

Ai sensi dell’art. 25 del D.P.R. 633/72, le fatture di acquisto devono essere:

  1. Numerate, chiaramente in ordine crescente;
  2. Registrate negli appositi registri di acquisto.

Al momento dell’annotazione devi assegnare alla fattura:

  1. Numero di protocollo, nel momento in cui ricevi la fattura e quindi la annoti sul registro dei protocolli di arrivo;
  2. Numero crescente IVA, nel momento in cui la registri sul registro IVA degli acquisti.

Attenzione

Non è necessario che numero di protocollo e numero progressivo IVA siano coincidenti!

Registro IVA

Sempre l’art. 25 del D.P.R. 633/72 chiarisce:

  1. Quali documenti devi annotare sul registro IVA;
  2. I dati da indicare.

Occorre precisare innanzitutto un aspetto importante: l’annotazione sul registro IVA non è obbligatoria, ma serve solo per usufruire della detrazione IVA. Quindi se non registri le fatture sul registro IVA non vai incontro a nessuna sanzione, semplicemente non puoi scaricare l’IVA.

Come fare

Cosa registrare sul registro IVA:

  • Fatture ricevute;
  • Autofatture;
  • Bollette doganali che ricevi quando importi dei beni.

Suggerimento

Siccome la registrazione serve per ottenere la detrazione dell’IVA, è inutile registrare fatture e bollette doganali senza IVA o con IVA indetraibile.

All’atto della registrazione di una fattura/bolletta occorre indicare:

  1. Data della fattura/bolletta;
  2. Data di registrazione;
  3. Numero progressivo che assegni tu al momento della registrazione;
  4. Denominazione del soggetto che ha emesso la fattura; nel caso di bolletta invece la dogana di ingresso e gli estremi di accesso;
  5. Imponibile, aliquota applicata e IVA, quindi in maniera distinta;
  6. Totale della fattura.

Termine

Per ottenere la detrazione dell’IVA, devi registrare la fattura di acquisto entro:

  • La liquidazione periodica IVA;
  • Oppure la liquidazione annuale.

Per quanto riguarda invece la detrazione dell’IVA, puoi richiederla entro 2 anni ossia entro la dichiarazione del 2° anno dopo la ricezione della fattura/bolletta.

Esempio

Hai ricevuto una fattura a maggio 2019, puoi esercitare la detrazione entro la scadenza della dichiarazione relativa al 2° anno successivo, ossia entro settembre 2021.

Ricevute in ritardo

Non di rado capita di ricevere fatture relative ad un anno, nell’anno successivo. Per esempio una fattura per un acquisto effettuato nel 2018 la ricevi nel 2019. La  circolare n. 1/E/2018 dell’Agenzia delle Entrate chiarisce che in questo caso:

Emesse

Fatture di vendita: termini e regole di registrazione

I termini di annotazione sul registro delle fatture emesse dipendono dal tipo di fattura:

  • Le fatture immediate, devi registrarle entro 15 giorni dal giorno di emissione (co. 1 art. 23 del D.P.R. 633/1972). Quindi se per esempio hai emesso una fattura il 10 aprile devi registrarla entro il 25 aprile. E’ importante notare che la registrazione va fatta in ordine progressivo n base alla data di emissione.
  • Le fatture differite, devi registrarle entro il 15° giorno successivo a consegna o spedizione (ex art.21 D.P.R. 633/72). Quindi, se per esempio hai venduto un bene o un servizio e lo hai consegnato il 10 ottobre, allora devi registrarla entro il 15 novembre. Se per esempio hai venduto un bene e lo hai spedito il 10 ottobre, allora devi registrarla sempre entro il 15 novembre.

Se nella tua attività emetti sia fatture immediate che differite e dunque ti risulta difficile rispettare l’ordine cronologico di emissione, allora sei obbligato a usare due registri sezionali diversi e a numerarle e registrarle in maniera distinta. Se riesci a rispettare numerazione progressiva allora non sei obbligato a tenere le due sezioni distinte (R.M. 360056/1977).

Casi particolari: prestazione di servizi

  1. Se effettui prestazioni di servizi a soggetti UE non assoggettati a IVA a causa di mancanza requisito territoriale ai sensi art. 7-ter, devi emettere la fattura entro il 15° giorno dopo a quello di effettuazione operazione e registrarla sempre entro il 15° giorno del mese dopo (art. 21 co. 4 lett. c del DPR 633/72).
  2. Se effettui prestazioni di servizi generiche B2B (business to business) a un soggetto extra-Ue, anche in tal caso devi emettere la fattura entro il 15° giorno dopo a quello di effettuazione operazione e registrarla sempre entro il 15° giorno del mese dopo (art. 21 co. 4 lett. d del DPR 633/72).

Entro 60 giorni

Precisiamo infine che l’art. 1 del D.M del 11/08/1975 stabilisce che, se per l’elaborazione dei dati ti avvali di macchine elettrocontabili di tua proprietà o gestite da aziende esterne, le registrazioni delle operazioni (su registro fatture, registro dei corrispettivi, registro degli acquisti), puoi farle entro 60 giorni dall’effettuazione dell’operazione. Nelle dichiarazioni IVA periodiche però, devi inserire tali operazioni nella dichiarazione del periodo a cui si riferiscono (Ministero delle Finanze, Risoluzione n.132/97).

Esempio

Effettui una vendita il 20 maggio. Hai tempo di emettere fattura entro il 19 luglio e difatti la emetti il 19 luglio. Tale operazione devi comunque inserirla nella dichiarazione IVA riferita a maggio (se mensile) o comprendente maggio (se trimestrale).

Registrazione di domenica. Molti imprenditori e professionisti si chiedono se sia possibile registrare una fattura di domenica o comunque nei giorni festivi. la risposta è affermativa: non esiste nessuna norma che vieti di registrare una fattura di acquisto o vendita di domenica o nei festivi.

Da ricevere

Se hai acquistato un bene, devi rispettare le seguenti regole:

  1. Registrare una fattura di acquisto al momento della sua ricezione e non prima. Quindi se tu paghi un prodotto al fornitore ma non ti rilascia la fattura, questa potrai registrarla solo nel momento in cui ti arriva. Per esempio, se una fattura riporta data di emissione 3 marzo ma data di ricezione 15 marzo, i termini di registrazione decorrono a partire dal 15 marzo, non prima.
  2. Una fattura datata marzo ma registrata ad aprile (entro il termine del 15 aprile, come da legge), si potrebbe pensare di poter detrarre l’IVA nel mese di marzo; questa è infatti la regola per le fatture emesse differite, in quanto nessuna norma italiana vieta che lo stesso principio valga per le fatture di acquisto differite. Purtroppo però una sentenza del 29 aprile 2004 della Corte di Giustizia Europea si è espressa con parere contrario proprio a questo principio; l’Agenzia delle Entrate purtroppo non ha proferito parola e non ha chiarito il dubbio. Quindi, per prudenza, la cosa migliore da fare è detrarre l’IVA conteggiandola nel mese di registrazione, nel nostro esempio ad aprile.

Intra

Se hai comprato un prodotto ottenuto un servizio da un fornitore intracomunitario, l’IVA è dovuta nel Paese di destinazione. Quindi, per fare un esempio concreto: oggi compri un mobile dalla Germania. Di regola dovresti ricevere una fattura indicante imponibile + IVA, ma non è così: ricevi una fattura che ti indica solo l’imponibile. Al fornitore non devi pagare alcuna IVA, devi pagarla direttamente in Italia, con le aliquote previste in Italia. Questo meccanismo di pagare l’IVA nel Paese di destinazione si chiama reverse charge (inversione contabile. È un modo ideato dagli stati per evitare l’evasione dell’IVA e in questa sede non spiegheremo perché, in quanto ci interessa solo sapere come trattare questi acquisti.

Come fare

Ecco cosa fare, passo per passo:

  1. Attribuire alla fattura un numero progressivo valido per il registro fatture emesse e uno valido per il registro dei corrispettivi;
  2. Se la fattura è in valuta estera, allora devi fare il cambio in base al tasso di cambio del giorno della vendita; se questo non è possibile, allora devi puoi prendere in esame il giorno di emissione della fattura;
  3. Se la fattura è in valuta estera, allora devi fare il cambio in base al tasso di cambio del giorno della vendita e inserire l’importo in euro sulla fattura (se impossibile, devi prendere in esame il giorno di emissione della fattura);
  4. Integrare la fattura con l’IVA italiana.

La fattura intracomunitaria va registrata:

  1. Nel registro fatture emesse, entro il mese di ricevimento.
  2. Nel registro degli acquisti, dopo averla registrata nelle fatture emesse e sempre entro il mese di ricevimento.

Attenzione

Se quell’operazione in Italia è esente IVA, allora non devi pagare l’IVA, dunque la fattura non va integrata. Al massimo inserisci in fattura la dicitura che riguarda l’esenzione specifica del tuo caso.

Extra UE

Quando ricevi una fattura da un fornitore extra UE, essa è senza IVA: devi essere tu a pagarla in Italia applicando le aliquote italiane. Come ti ho spiegato nel precedente paragrafo, se si tratta di fattura UE devi solo integrarla, invece essendo una fattura extra UE devi emettere completamente una nuova fattura inserendo l’imponibile e l’IVA italiana (art.17, co. 2 del DPR n.633/72). Sarai quindi tu a versare l’IVA all’Agenzia delle Entrate.

Ecco perché si dice che in caso di fatture extra UE devi emettere autofattura. Emessa in un unico esemplare, devi numerarla progressivamente e annotarla sia sul registro degli acquisti che su quello delle fatture emesse, in modo da neutralizzare l’operazione.