Sono tante le professioni che richiedono spostamenti, trasferte, viaggi, ma non solo. Può succedere a qualsiasi tipo di categoria di doversi spostare per cause aziendali e, in tal caso, il datore di lavoro riconosce un rimborso chilometrico al fine di restituire al dipendente o collaboratore ciò che ha speso per fini aziendali.
In questa guida completa sul rimborso ACI ti spiego come richiederlo, cosa comprende oltre alla benzina, come si calcola in base alle tabelle ACI e te ne fornisco un esempio pratico di calcolo, infine ti spiego come avviene il rimborso da parte del datore di lavoro e i tempi di accredito.
Come richiedere
Quando l’azienda chiede a un dipendente di effettuare una trasferta, gli offre due opzioni, la possibilità di spostarsi con mezzi:
- Aziendali;
- Oppure propri. In questo caso riconosce al dipendente un rimborso chilometrico, perché il dipendente paga di tasca sua la spesa del viaggio, la benzina.
Quando si parla di rimborso, bisogna considerarlo sotto due punti di vista: quello del lavoratore e quello dell’azienda.
Per il lavoratore
Ecco alcune caratteristiche del rimborso chilometrico:
- Non fa cumulo con il reddito, quindi è esente da tassazione, purché l’azienda rimborsi il costo supportato da idonea documentazione (C.M. n. 329/E/1997); il rimborso infatti non si classifica come remunerazione ma come rimborso per aver sostenuto un costo;
- Non è necessario che l’azienda rilasci una precisa autorizzazione alla trasferta. Per il diritto al rimborso è sufficiente che il dipendente conservi i documenti comprovanti la spesa di viaggio (spese di benzina, ecc.);
- Non si applica l’esenzione ai rimborsi dovuti per trasferte all’interno dello stesso comune. L’azienda è libera di decidere se erogare il rimborso al dipendente, nulla lo vieta, tuttavia sulla busta paga del dipendente questo rimborso rappresenta reddito imponibile IRPEF;
- Il rimborso si calcola tenendo in considerazione queste variabili: costo chilometrico ACI, percorrenza e tipologia di auto.
Procedura
La procedura per ottenere il rimborso è molto semplice: devi contattare l’ufficio del personale dell’azienda per cui lavori e chiedere se per quel viaggio ai diritto a dei rimborsi. Di solito le aziende consegnano al dipendente una nota spese, un documento su cui annotare le spese sostenute. Ma la nota spese non é neanche necessaria: è importante solo che il dipendente conservi i documenti delle spese sostenute (scontrini, ecc.).
Una volta consegnati i documenti all’azienda, quest’ultima eroga il rimborso sulla busta paga successiva.
Per l’azienda: deducibilità
Ai sensi del comma 3 dell’art. 95 TUIR, l’azienda può dedurre il rimborso chilometrico dal reddito di impresa secondo questi criteri:
- Auto del dipendente: l’azienda può dedurre il costo entro il limite delle vetture con potenza 17 cavalli se l’auto è a benzina; entro 20 cavalli se l’auto è a gasolio.
- Auto presa a noleggio dal dipendente: l’azienda può dedurre il costo entro il limite delle tariffe di noleggio previste per le auto con potenza fino a 17 cavalli (auto a benzina); entro 20 cavali se l’auto è a gasolio.
Dunque se il dipendente usa un’auto con cavalli maggiori, l’azienda chiaramente è libera di rimborsare totalmente il costo al dipendente, però non potrà dedurre tutto il costo, ma dovrà ridimensionarlo: in caso di differenza tra costo effettivo e costo deducibile, tale differenza non va dedotta dal reddito di impresa.
Quando si parla di rimborso Aci, si fa riferimento alle tabelle che quantificano il rimborso spettante al dipendente. L’azienda quindi non può riconoscere un rimborso inferiore.
Cosa comprende
I costi chilometrici che l’azienda sostiene sono composti da:
- Costi variabili, ossia i costi annui direttamente proporzionali alla percorrenza effettuata. Comprendono: spese per la benzina, usura delle gomme, spese di manutenzione e riparazione.
- Costi fissi, che non dipendono dall’uso del veicolo. Comprendono la quota di ammortamento degli interessi sul capitale che è stato necessario per comprare il mezzo (in caso di mezzo di proprietà dell’azienda), la tassa di circolazione (bollo auto) e la polizza RCA.
Calcolo
L’azienda usa i costi chilometrici di esercizio per ripagare il lavoratore che usa un veicolo suo per svolgere l’attività professionale. Nel conteggio del rimborso, l’azienda non può procedere a suo piacimento ma deve utilizzare le apposite tabelle ACI. Queste tabelle calcolano il costo tenendo presente:
- Carburante consumato;
- Marca e modello auto;
- Logorio dell’auto.
Il calcolo si effettua leggendo le tabelle ACI e gli importi indicati in tabella sono già comprensivi di IVA. Per semplificare il calcolo, l’ACI mette a disposizione un servizio di calcolo online, dove, inserendo alcuni semplici dati come appunto il modello dell’auto, è possibile calcolare l’importo del rimborso chilometrico da erogare al dipendente. Il servizio è raggiungibile sul sito dell’ACI ed è fruibile solo previa registrazione.
Ora vediamo come calcolare il rimborso senza il servizio del sito, ma manualmente tramite le tabelle ACI.
Tabelle
Le tabelle ACI vengono pubblicate ogni anno sulla Gazzetta Ufficiale, a fine dicembre, per ogni categoria di automezzo:
- A gasolio;
- A benzina;
- Ibride ed elettriche;
- A gas e metano.
Per ognuna di queste categorie sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica viene pubblicata una tabella per i veicoli in produzione e una per i veicoli fuori produzione. Trovi le tabelle anche sul sito dell’ACI, basta cercare “tabelle costi chilometri anno XXXX” dove XXXX sta per l’anno corrente.
Come si calcola al km
Supponiamo che il dipendente effettui una trasferta di 400 km usando la sua FIAT 500 L 1.4 95 CV, a benzina. Supponiamo che la trasferta si riferisca a marzo 2018, dunque prendiamo la tabella ACI 2018 relativa a “Autoveicoli a benzina in produzione”.
Come possiamo vedere risulta 0,4797 euro al km. Pertanto si avrà un costo chilometrico da rimborsare pari a: 400 * 0,4797 = 191,88 euro.
Tempi
Il rimborso chilometrico che l’azienda eroga al dipendente, non rappresenta una retribuzione ma appunto un rimborso per una spesa effettuata per lo svolgimento dell’attività lavorativa. Il dipendente che effettua la spesa, deve conservare tutti i documenti comprovanti, quali ad esempio fatture e scontrini e consegnarli all’azienda, insieme anche alla nota spese.
Di solito è la stessa azienda che predispone un modello di note spese e lo consegna al dipendente affinché lo compili.
Una volta che l’ufficio paghe riceve tutti i documenti comprovanti la spesa, calcola il rimborso chilometrico come sopra, tenendo conto delle tabelle ACI in base al modello del veicolo. Infine, eroga il rimborso direttamente sulla busta paga del lavoratore.